Wie MiFID II die Archivierung im Finanzsektor auf den Kopf stellt

Der Countdown läuft. Innerhalb des nächsten Jahres müssen Unternehmen im Finanzwesen auf die „Richtlinie über Märkte für Finanzinstrumente“ der Europäischen Union reagieren. Nachdem die auch „MiFID II“ genannte Richtlinie zu Beginn nur für ein müdes Lächeln bei Insidern gesorgt hat, steigt mit zunehmender Zeit die Unruhe in der Branche. Doch was steckt eigentlich genau hinter der Richtlinie?

Um diese Frage zu beantworten, ist bei rund 2.000 Seiten Gesetzestext viel Zeit und aufgrund der teils schwammigen Formulierungen auch ein gewisses Maß an Kreativität erforderlich. Wir versuchen es trotzdem, konzentrieren uns in unserem Blog Artikel aber auf die Archivierungspflichten von Banken, die sich aus MiFID II ergeben.

Die Fakten: Darum geht es bei MiFID II

Bereits 2007 ist das MiFID Gesetz europaweit in Kraft getreten. Grund für den damaligen Beschluss war aus gegebenem Anlass das Misstrauen der europäischen Gesetzgeber in Finanzinstitutionen. Durch striktere Vorgaben für den Finanzsektor sollte der Markt „harmonisiert“ werden. Dass es die EU mit der Richtlinie ernst meint, zeigte schon das G-20 Treffen zwei Jahre später. Hier wurde eine Ausweitung der ursprünglichen MiFID Richtlinie beschlossen. MiFID II war geboren! Fast 10 Jahre nach der ersten Einführung stehen Unternehmen nun vor einem Wust an Richtlinien, die es zu erfüllen gilt. Doch verschaffen wir uns erst einmal einen Überblick über die Fakten:

Name MiFID II – Markets in Financial Instruments Directive
Branche Finanzwesen
Ziel Harmonisierung der Finanzmärkte
Anwendungsgebiet europaweit
Umsetzung lokal, im jeweiligen Land.
Zeitrahmen Umsetzung bis 2017
Aufsichtsbehörde ESMA – European Securities and Market Authority

Das Ziel: Harmonisierung der Finanzmärkte

Auf den ersten Blick erscheinen die Zielvorgaben der Europäischen Union genauso poetisch wie unkonkret: „die Harmonisierung der Finanzmärkte“. Bei genauerem Betrachten wird dieses Ziel aber durchaus konkretisiert. Widerstandsfähigere und effizientere Marktstrukturen, eine erhöhte Transparenz, stärkere Befugnisse der Aufsichtsbehörden und strengere Regulierungen spielen genauso eine Rolle wie ein verbesserter Anlegerschutz.

Im Fokus der Europäischen Union stehen dabei eindeutig der bessere Anlegerschutz und die erhöhte Transparenz. Genau unter diese Aspekte fallen auch die umfangreicheren Aufzeichnungspflichten für Banken.

Archivierungspflichten als zentraler Bestandteil des Anlegerschutzes

Unabhängig von der MiFID Richtlinie gibt es in Deutschland verschiedene Gesetzestexte, die bei der Archivierung eine Rolle spielen. Die Wichtigsten sind dabei das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO), in der die grundsätzliche Archivierungspflicht verankert ist. Hinzukommen weitere branchenspezifische Regularien, wie auch MiFID.

Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFIN) fasst die Archivierungspflichten für Unternehmen gemäß MiFID auf ihrer Website wie folgt zusammen:

„Aufzeichnungspflicht – Die MiFID II verpflichtet Wertpapierdienstleistungsunternehmen darüber hinaus, die elektronische Kommunikation mit ihren Kunden aufzuzeichnen und sie diesen und den nationalen Aufsichtsbehörden auf Verlangen zur Verfügung zu stellen. Das gilt nicht nur für Telefongespräche, sondern für jede Art der elektronischen Kommunikation. Aufzuzeichnen ist die Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunde, die sich auf die Annahme, Übermittlung und Ausführung von Kundenaufträgen bezieht. Die Aufzeichnungspflicht soll es zum einen dem Kunden erleichtern, ein Fehlverhalten seines Wertpapierdienstleistungsunternehmens nachweisen zu können; zum anderen erleichtert sie es den nationalen Aufsichtsbehörden, Marktmissbrauch zu verfolgen. Die Unternehmen müssen ihre Kunden zu Beginn der Geschäftsbeziehung darüber informieren, dass die Kommunikation aufgezeichnet wird. Sie haben die Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre aufzubewahren.“

Unternehmen müssen bei der E-Mail Archivierung neue Wege gehen!

Während im Markt grundsätzliche Einigkeit über die Ziele von MiFID herrscht, bereitet die Umsetzung noch Kopfzerbrechen. Im Bereich der Archivierung müssen Banken neue Wege gehen. Klassische Archivierungstools stoßen durch die neuen Anforderungen schnell an ihre Grenzen. An eine zeitgemäße Archivierungssoftware ergeben sich nicht nur im Finanzsektor die folgenden Anforderungen:

  • Archivierung jeglicher elektronischer Kommunikation – egal ob E-Mail, Chat oder SMS
  • Anbindung an weitere Datencontainer wie bspw. Aufnahmegeräte
  • Zentrale Verwaltung aller Kommunikationsdaten
  • Umfangreiche eDiscovery Funktionen
  • Umfangreiche Monitoring und Reporting Funktionen

Unsere Archivierungssoftware Retain bietet Banken und anderen Finanzdienstleistern eine Antwort auf genau diese Anforderungen. Während klassische Archivierungstools bei der Sicherung von E-Mails aufhören, bietet Retain die Möglichkeit die gesamte Unternehmenskommunikation inklusive E-Mails, Social Media Kommunikation, Instant Messages und mobilen Nachrichten zentral zu archivieren. Über die Rest API von Retain ist zudem eine Anbindung an Fileserver oder auch Voice Recorder möglich. All diese Daten speichert Retain in einem zentralen Archiv, wo diese auf Knopfdruck ausgewertet und zur Verfügung gestellt werden können.

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