Was Sie im Umgang mit E-Mail-Bewerbungen unbedingt beachten müssen

In der Regel archivieren Unternehmen E-Mails lückenlos und revisionssicher, weil es aus Gründen der Compliance oder aufgrund der Branchenzugehörigkeit erforderlich ist. Allerdings gibt es bestimmte E-Mails, die besser nicht dauerhaft archiviert werden sollten. Eine davon ist die E-Mail-Bewerbung. Wie Unternehmen damit umgehen sollten und wie Ihnen eine E-Mail Archivierung dabei helfen kann, erfahren Sie in unserem heutigen Blog Beitrag.

Die E-Mail-Bewerbung hat längt die klassische Bewerbungsmappe abgelöst. In einem Großteil der Stellenanzeigen in Zeitungen und auf Online-Stellenbörsen setzen Unternehmen bevorzugt auf die Bewerbung per E-Mail oder verlangen dies sogar. Der Vorteil liegt auf der Hand: kein lästiges Sortieren der Bewerbungen, kein Entsorgen der Briefumschläge und kein aufwendiger Rückversand von Bewerbungsmappen an die Bewerber. Allerdings steht die E-Mail-Bewerbung auch unter besonderem (Daten)Schutz, den viele Unternehmen sicherlich nicht auf dem Schirm haben.

Länger als drei Monate speichern ist nur mit Zustimmung der Bewerber erlaubt

E-Mail-Bewerbungen dürfen allein schon von Gesetzes wegen nicht genauso behandelt werden wie andere geschäftliche E-Mails. Das Bundesdatenschutzgesetz (§ 35 Abs. 2 Nr. 3) verlangt, dass E-Mails mit personenbezogenen Daten, die Bewerbungen zweifelsohne enthalten, zu löschen sind sobald der Zweck erfüllt ist. Im Allgemeinen gestattet das Bundesdatenschutzgesetz die Aufbewahrung von bis zu drei Monaten. Alles was darüber hinausgeht, bedarf der ausdrücklichen Zustimmung der Bewerberin oder des Bewerbers. Aber wie können Unternehmen sicherstellen, dass nicht doch aus Versehen E-Mail-Bewerbungen länger gespeichert werden?

Spezielle Postfächer für Bewerbungen anlegen

In der Praxis werden häufig persönliche Postfächer für den Empfang von E-Mail Bewerbungen genutzt. In kleinen Unternehmen gehen dann die Bewerbungen an den Geschäftsführer oder zuständigen Abteilungsleiter. Bei mittelgroßen Unternehmen ist der Leiter der Personalabteilung der direkte Adressat der Bewerbung. Der Vorteil ist naheliegend, die Bewerbung erreicht direkt den richtigen Ansprechpartner. Aber kann so garantiert werden, dass die E-Mail auf keinen Fall länger als drei Monate aufgehoben wird? Wohl kaum! Deshalb ist es im ersten Schritt ratsam spezielle Postfächer anzulegen wie jobs@company.de oder karriere@firmaXY.de.   Denkbar ist natürlich auch eine positionspezifische Bezeichnung wie salesprofi@firma.de oder azubi@arbeitgeber.com.

E-Mail Archivierung mit Löschmanagement

Die Bewerbungsfächer sind nun angelegt. Dies verbessert schon mal die Übersicht über die eingegangenen Bewerbungen, aber die rechtzeitige Löschung der Daten muss immer noch manuell erledigt werden. Abhilfe schaffen kann hier eine E-Mail Archivierung mit einem anpassbaren Löschmanagement. Im Prinzip unterscheidet sich die Konfiguration von Bewerbungspostfächern zu persönlichen Postfächern nur in einem Punkt: der Archivierungsdauer. Bei Mitarbeiter-Postfächern sollte die Archivdauer lt. HGB (§ 257 HGB Absatz 4) auf mindestens 6 Jahre festgelegt werden, wenn E-Mails Handelsbriefe enthalten. Sind in E-Mails Buchungsbelege oder Rechnungen enthalten, dann verlangt der Gesetzgeber sogar eine Aufbewahrung von 10 Jahren. Bei Bewerbungspostfächern sollte das Löschmanagement dann auf drei Monate eingestellt werden. So ist sichergestellt, dass kein Verstoß gegen das Datenschutzgesetz vorliegt.

Datenschutzkonform archivieren mit Retain

Wenn Sie zurzeit noch keine E-Mail Archivierung einsetzen, aber planen dies zu tun, sollten Sie darauf achten, dass Sie sich für eine Lösung entscheiden, die Ihnen ein umfangreiches Löschmanagement bietet wie z.B. Retain von GWAVA. Unter dem Namen Deletion Management stellt Retain individuelle Konfigurationsmöglichkeiten für das automatische Löschen und Archivieren von E-Mails bereit. Interessiert? Dann fordern Sie noch heute Ihre Retain Produkt Demo an!

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