Einfach nur Social Media oder Enterprise Social Software?
Der verlängerte Arm der Marketingabteilung
Die Erwähnung eines Neukunden auf Twitter, die Veröffentlichung einer Success Story auf LinkedIn oder die Bewerbung einer Messeteilnahme auf Xing. Soziale Netzwerke haben die Art und Weise der Unternehmenskommunikation erheblich verändert. Marketing- und PR-Abteilungen können auf einfache Weise und vor allem schnell und unkompliziert Content veröffentlichen und teilen. Auch ist der Erfolg der einzelnen Aktionen einfach messbar: Beiträge erhalten von der Zielgruppe entsprechende Zustimmung, werden kommentiert und geteilt. Einige Unternehmen nutzen Social Media sogar dazu, um mit Kunden und Interessenten in den Dialog zu treten.
Inoffizielle Pressesprecher lösen Shitstorm aus
Die Einfachheit der Veröffentlichung von Unternehmensneuigkeiten bietet allerdings auch einen sehr großen Nachteil. Wer garantiert, dass nur autorisierte Neuigkeiten das Unternehmen verlassen? Mitarbeiter treten als Vertreter des Unternehmens auf und private Meinungen werden schnell unabsichtlich, oder sogar böswillig, zur Unternehmensmeinung. Ein unbedarfter LinkedIn-Post eines Angestellten wird schnell zum Shitstorm, wenn dieser als inoffizieller Pressesprecher auftritt. Eine solche Rufschädigung kann für Unternehmen äußerst unangenehm werden. Es droht nicht nur der Verlust von Ansehen und Vertrauen, sondern auch Kunden können sich von den Unternehmen abwenden.
Nur interne Kommunikation oder doch archivierungspflichtig?
Bei sozialen Kollaborationsplattformen wie Yammer oder Facebook at Work tritt noch eine ganz andere Problematik auf. Diese Dienste bieten Unternehmen die Möglichkeit ein eigenes soziales Netzwerk zu betreiben. Unternehmensbekanntmachungen können so einfach geteilt, Umfragen gestartet und Infos kommentiert werden. Microsoft möchte Yammer zukünftig sogar noch stärker in Office 365 integrieren. Das würde bedeuten, dass sich Yammer zu einer richtigen Kollaborationssoftware entwickelt, in der z.B. internationale Teams gemeinsam an Projekten arbeiten. Auch wird es möglich sein Externen, wie z.B. Kunden oder Lieferanten, (beschränkten oder vollständigen) Zugang zum sozialen Firmennetzwerk zu verschaffen. Spätestens jetzt sollten Unternehmen hellhörig werden, denn diese Art der Kommunikation unterscheidet sich rein rechtlich gesehen nicht mehr von geschäftlichen E-Mails oder Handelsbriefen.
Monitoring und Archivierung gibt Unternehmen die Kontrolle zurück
Unternehmen die soziale Netzwerke nutzen, sollten deshalb auf eine Archivierungs- und Monitoring wie Retain for Social setzen, um die Gefahren der betrieblichen Social Media Nutzung im Vorhinein zu minimieren. Mit Retain for Social lässt sich die Kommunikation über Social Media Kanäle gezielt einschränken und filtern, falls z. B. ein Verstoß gegen geltende Gesetze oder unternehmensinterne Vereinbarungen vorliegt. So haben Unternehmen jederzeit die Gewissheit, dass keine unternehmenskritischen Informationen nach außen dringen oder im Namen des Unternehmens veröffentlicht werden. Des Weiteren sind Unternehmen in der Lage ein- und ausgehende Social Media Nachrichten zu archivieren.
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