PST-Dateien: Überlegte Ablage oder Datengrab?

Lokale Outlook Archive, sogenannte PST Dateien, findet man in fast jeder Microsoft Exchange Umgebung. Das liegt unter anderem daran, dass Outlook als E-Mail-Client die automatische Archivierung der Daten in ein „Archiv Postfach“ vorschlägt. Durch die Microsoft Brille gesehen ist das auch ein sinnvoller Schritt, weil man durch das Exportieren von alten Daten in ein lokales PST-Archiv den Exchange Server schlank hält und so die Performance steigert. Wenn man bedenkt, dass viele Unternehmen mit Mailbox Quotas arbeiten, werden Angestellte im Grunde genommen sogar dazu gezwungen mit PST-Dateien zu arbeiten. Nur so können sie sich überhaupt innerhalb der Rahmen der Unternehmensrichtlinien bewegen. Hinzu kommt, dass viele Unternehmen PST-Dateien mit einer vollständigen E-Mail Archivierung verwechseln.

1. Lücke in der Backup StrategieDas dezentrale Speichern von alten Daten ist wenig sinnvoll. Ein wichtiger Aspekt ist dabei die Backup Strategie. Da Unternehmen im Regelfall keine Sicherungen von jedem einzelnen Benutzerprofil auf den lokalen Arbeitsstationen erstellen, gibt es für die PST-Dateien auch kein Sicherungskonzept. Erschwerend kommt hinzu, dass Microsoft keine Möglichkeit bietet, PST-Dateien automatisch auf einem Netzlaufwerk abzulegen. In einem Knowledge Base Artikel von Microsoft steht dazu eindeutig: „Beachten Sie, dass PST-Dateien keine langfristige und kontinuierliche Speichermethode für Nachrichten in einer Unternehmensumgebung sind.“

2. Schutz von UnternehmenswissenJedes Unternehmen verschickt sensible oder steuerrelevante Daten per E-Mail. Deswegen sollte allein aus Compliance Gründen sichergestellt werden, dass diese Daten das Unternehmen nicht verlassen oder sogar verloren gehen. Im Rahmen einer umfangreichen Information Governance Strategie sollte es zudem möglich sein, diese Daten automatisch zu verwalten und nach einem bestimmten Zeitraum zu löschen. Diese Möglichkeiten sind über lokale Archiv-Dateien nicht gegeben.

3. Himmelfahrtskommando: PST-Dateien reparierenEines der größten Probleme beim Speichern von Daten in lokalen PST-Dateien ist sicher, dass diese Dateien fehleranfällig sind. Das ursprüngliche PST-Format unterstützte maximal 2GB große Dateien. Auch wenn dieses Limit heute nicht mehr besteht, neigen PST-Dateien zu Fehlern. Viele Fehler entstehen zum Beispiel wenn mehrere Nutzer gleichzeitig mit diesen Daten arbeiten. Weil PST-Dateien nur schwer zu reparieren sind, führt dies langfristig oft zum Verlust von wichtigen Daten.

4. eDiscovery: E-Mails in PST-Dateien nur schwer zu finden

   PST-Dateien zu durchsuchen gleicht im Regelfall der Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Lokale Outlook Archive sind für eDiscovery Zwecke gänzlich ungeeignet. Im Grunde verhindert eine dezentrale Archivstruktur ein effizientes eDiscovery sogar. Dies ist nur möglich, wenn der Auditor auf jeden Client PC Zugriff hat oder eine Lösung verwendet wird, mit der alle PST Dateien auf den lokalen Arbeitsstationen der Mitarbeiter durchsucht werden können.

5. Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsplatzes

   PST-Dateien sind in den meisten Fällen nur auf einem Gerät verfügbar und verhindern so ein flexibles und modernes Arbeiten. Angestellte, die mit wechselnden Arbeitsplätzen, mehreren Arbeitsstationen oder einem Notebook in Kombination mit einer Arbeitsstation arbeiten, haben damit schlechte Karten. Auch die Nutzung von PST-Archiven über mobile Geräte und die Outlook Web App ist nur eingeschränkt möglich. Darunter leidet vor allem die Produktivität der Anwender.

6. Erhöhter AdministrationsaufwandBesonders auf lange Sicht bringen PST-Dateien einen riesen Berg an Arbeit für die IT-Abteilung mit sich. Dabei muss man nur an einzelne Restore-Anfragen oder an die Reparatur einer korrupten PST-Datei denken. Im Endeffekt hängen damit auch finanzielle Kosten zusammen, weil nicht nur die Anwender sondern auch der Admin wertvolle Arbeitszeit verlieren.Warum sollten sich Administratoren, Datenschützer und Compliance Beauftragte also den Klotz PST-Datei ans Bein binden? Bei der genaueren Betrachtung bleiben für das „Datengrab“ PST-Archiv wenige Argumente. Sinnvoller ist die Implementierung einer Archivierungssoftware, wie zum Beispiel Retain von GWAVA. Diese hilft dabei PST-Dateien zu eliminieren, indem alle lokalen Outlook Archive in Retain importiert werden. Hier werden die Daten unveränderbar gesichert, sind leicht zu verwalten und stehen zudem jederzeit für eDiscovery Zwecke zur Verfügung.