Personalabteilung, Vertrieb, Controlling – drei Unternehmensbereiche, in denen noch heute personalintensiv alltägliche Prozesse gelebt werden. Micro Focus beteiligt sich an der Studie RPA 2020 von IDG, um zu belegen, dass es auch effektivere Wege gibt. Mit Micro Focus Robotic Process Automation (RPA) lassen sich Geschäftsprozesse aufzeichnen und hochskaliert automatisch ausführen.
Schon seit Jahrzehnten automatisieren Industrieroboter erfolgreich Abläufe in Produktion und Fertigung, die sich wiederholend und in hoher Frequenz ausgeführt werden. Hohe Effizienz, niedrige Ausfallquoten und kontinuierlicher Durchlauf sprechen für ihren Einsatz. Software-Roboter leisten Ähnliches überall da, wo unter hohem Personaleinsatz Daten eingegeben oder zwischen Anwendungen ausgetauscht werden, wie etwa die Übertragung von Adressdaten zur Rechnungserstellung. Das Stichwort lautet Robotic Process Automation (RPA).
Dieses Thema untersucht die aktuelle Studie RPA 2020 von IDG. Sie soll Fragen beantworten wie: Für welche Anwendungsgebiete ist RPA geeignet? Wie werden die passenden Geschäftsprozesse identifiziert? Sind intelligente Bots in der Lage, auch komplexere Aufgaben zu übernehmen? Als Anbieter einer RPA-Lösung unterstützt Micro Focus diese spannende Studie als Partner.
So profitieren Firmen von RPA
RPA bietet durch die Automatisierung von regelbasierten Prozessen und Routinetätigkeiten zahlreiche Vorteile. Dazu gehören:
– Höhere Produktivität: Ihre Prozesse laufen schneller und unterbrechungsfrei ab
– Neue Freiräume für Mitarbeiter: Sie werden von arbeitsintensiven Routineaufgaben entlastet und gewinnen Zeit für strategische und kreative Aufgaben oder die Kundenberatung
– Deutlich geringere Fehlerquote durch die Vermeidung manueller Fehleingaben
– 24x7x365 einsatzbereit: Sie können Ihre Software-Roboter rund um die Uhr einsetzen
– Hohe Skalierbarkeit: Sie können jederzeit nahtlos einen weiteren Software-Roboter zuschalten
Einsatzszenarien bei RPA-Kunden von Micro Focus
Unternehmen profitieren, wenn sie mit der innovativen RPA-Softwarelösung von Micro Focus ihre alltäglichen Geschäftsprozesse automatisieren. Wir zeigen Ihnen hier drei Use Cases unserer Kunden aus den Bereichen HR, Sales und Finance:
Beispiel 1: Personalabteilung automatisiert Prozesse für das Onboarding neuer Mitarbeiter
Eine wichtige Aufgabe bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter ins Unternehmen ist die Einrichtung diverser Benutzerkonten für den Zugriff auf IT-Systeme sowie die Organisation des nötigen Equipments. Dafür muss ein HR-Mitarbeiter oft manuell mehrere Dateien öffnen, sich in verschiedene Systeme einloggen und Daten händisch eingeben. Mit Micro Focus RPA lassen sich die notwendigen Prozesse automatisieren. Der HR-Mitarbeiter startet dazu den RPA-Prozess in einem benutzerfreundlichen Self-Service-Portal. In unserem Beispiel analysiert RPA im Laufe des Prozesses ein PDF-Formular mit OCR-Technologie, verwendet eine API von Office 365 bzw. Microsoft 365, um einen neuen Benutzer zu erstellen, legt diesen auch im SAP-System an und stößt dort beispielsweise die Bestellung des Notebooks für den neuen Mitarbeiter automatisiert an. Der Software-Roboter bewegt sich während des Workflows zwischen mehreren Bildschirmen und ahmt menschliche Aktionen nach. Der letzte Schritt ist die Benachrichtigung des einstellenden Managers durch das Senden einer automatisierten Nachricht, z.B. via E-Mail.
Beispiel 2: Vertrieb überträgt Bestellungen automatisiert in Salesforce
Eine ideale Aufgabe für RPA ist die Verarbeitung von Bestellungen im Vertrieb. In unserem Beispiel erhält ein Sales-Mitarbeiter in einem E-Mail Bestellungen eines Partners, die in einer Microsoft Excel-Datei zusammengefasst sind. Normalerweise muss er diese nun manuell in Salesforce eingeben. Stattdessen stößt er in Micro Focus RPA einfach einen Workflow über das Self-Service-Portal an. RPA öffnet die E-Mail und liest die Daten in der Datei aus. RPA meldet sich dann selbständig in Salesforce an und legt dort für jede Zeile aus der Datei eine Bestellung an. Damit ist die Eingabe der Bestellungen binnen Sekunden erledigt.
Beispiel 3: Finanzanalysten übertragen Devisenkurse der Notenbanken automatisiert
Finanzanalysten im Unternehmenscontrolling benötigen für ihre tägliche Arbeit unter anderem die aktuellen Kurse verschiedenster Währungen. Dafür sind oft viele manuelle Schritte nötig: Einloggen in einem Finanzportal wie Bloomberg, die Suche nach der Datei mit den richtigen Informationen, Hochladen der Datei im internen ERP-Portal (vorher nicht vergessen, sich anzumelden!) sowie das Prüfen der Kurse auf Korrektheit. All diese Tätigkeiten lassen sich mit Hilfe eines RPA-Workflows automatisieren. Der Software-Roboter überträgt die Devisenkurse über APIs, z.B. in Oracle Netsuite, formatiert und prüft die Daten. Auf der zentralen RPA-Konsole lassen sich alle Aktionen des Roboters nachverfolgen, zum Beispiel wann der Workflow gestartet wurde, wie lange er lief oder ob die Aktionen erfolgreich waren, um im Falle eines Audits nachzuweisen, dass die Daten unverfälscht in das Zielsystem übertragen wurden.
Die wichtigsten Vorteile von Micro Focus RPA
Micro Focus RPA erfüllt alle Anforderungen an eine umfassende RPA-Lösung. Unternehmen müssen vorhandene Anwendungen nicht durch neue ersetzen. Sie können die Software-Roboter einfach in einen automatisierten Workflow einbetten und brauchen die vorhandene IT-Infrastruktur nicht zu verändern.
Zu den wichtigsten Features gehören außerdem:
– Nahtlose Kombination von API- und UI-Automation
– Grafisches, Low-Code Design der RPA-Workflows
– Umfangreiche Bibliothek von über 10.000 vordefinierten Prozessschritten, über 200 UI-Protokolle und zahlreiche API-Integrationen
– Flexible Anpassung vom einzelnen Bot bis hin zu unternehmensweiten Bot-Farmen
– Zentrale und sichere Verwaltung von organisationsspezifischen und individuellen Berechtigungen
– Vollständige Auditierbarkeit der automatisierten Prozesse
– Wartungsarme RPA-Prozesse durch automatische Erkennung von Änderungen an der Benutzeroberfläche
Weiterführende Informationen zu Micro Focus RPA und eine kostenfreie Testversion der Lösung finden Sie auf unserer Webseite.
