In der Regel starten neue Jahre mit guten Vorsätzen. Weniger Stress, mehr Zeit für die Familie und mehr Sport stehen dabei ganz oben auf der Liste der Deutschen. Oft verlaufen diese Vorsätze aber schon nach wenigen Tagen im Sand. Ein Vorsatz, den Unternehmen und IT-Abteilungen in 2017 nicht auf die leichte Schulter nehmen sollten, ist die Einführung einer E-Mail-Archivierung. Zum 31.12.2016 läuft eine weitere Schonfrist der GoBD-Richtlinie für Unternehmen ab. Grund genug sich das Thema genauer anzusehen. In unserem Blog-Artikel beantworten wir die wichtigsten Fragen.
Was bedeutet GoBD?
Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Mit den Grundsätzen will das Bundesministerium der Finanzen bestehende Verwaltungsregelungen an technische Standards und die aktuelle Rechtsprechung zur Buchführung anpassen. Als Grundlage der GoBD dienen die Abgabenordnung (AO) und das Umsatzsteuergesetz (UStG). Schon im November 2014 wurde die GoBD als Ablösung der GDPdU angekündigt.
Die Rahmendaten auf einen Blick
- Bedeutung: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
- Einführung: Januar 2015
- Rechtliche Grundlage: AO und UStG
- Herausgeber: Bundesministerium der Finanzen
- Ziel: Anpassung bestehender Verwaltungsregelungen an Buchführungsstandards und die aktuelle Rechtsprechung
Wieso wird das Thema 2017 akut?
Wenn die GoBD schon seit 2015 gültig ist, warum wird das Thema dann 2017 noch einmal akut? Eine berechtigte Frage, die sich vor allem mit der vom Bundesministerium der Finanzen eingeräumten Schonfrist begründen lässt. Demnach dürfen Unternehmen Kassensysteme, die den Anforderungen nicht genügen, maximal bis zum 31.12.2016 einsetzen. Ab dem 01.01.2017 gelten die Grundsätze zur Buchführung dann uneingeschränkt. Trotz der langen Übergangsphase sind viele Unternehmen nur unzureichend auf die neuen Anforderungen vorbereitet. Getreu dem Motto „Wo kein Kläger, da kein Richter“, wurde die Umsetzung der Grundsätze von vielen Unternehmen immer weiter nach hinten geschoben. Das alles um nun festzustellen, wie wenig Zeit eigentlich bleibt – auch im Bereich der E-Mail-Archivierung.
Wieso betrifft die GoBD-Richtlinie meine E-Mails?
In seinem Schreiben vom 14. November 2014 konkretisiert das Bundesministerium der Finanzen die Anwendung der Grundsätze. Auch für die Aufbewahrung und Archivierung von E-Mails werden hier klare Vorgaben gemacht. Unter dem Punkt „Aufbewahrung“ heißt es so:
119: „Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege).“
121: „So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.“
Für Unternehmen, die Ihre E-Mails revisionssicher archivieren wollen, führt aufgrund der GoBD kein Weg an einer professionellen E-Mail-Archivierung vorbei. Völlig unabhängig von allen Schonfristen sollten sich alle Unternehmen um die Umsetzung der Grundsätze bemühen. Zeiten in denen eine fehlende E-Mail-Archivierung von den zuständigen Behörden und Prüfern toleriert wurde, gehören endgültig der Vergangenheit an.
Wie kann mir eine E-Mail-Archivierung helfen?
Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) hat einen Leitfaden erstellt, der die wichtigsten Anforderungen an die Archivierung von elektronischer Kommunikation zusammenfasst. Die richtige E-Mail-Archivierungssoftware sollte demnach die Aufbewahrung in folgender Form ermöglichen:
- Ordnungsgemäß
- Vollständig
- Frühestmöglich
- Mit Original übereinstimmend
- Mit Berechtigung einsehbar
- Wieder auffindbar und reproduzierbar
- Vernichtung erst nach Ablauf der Archivierungspflicht
- Protokollierung aller Änderungen im Archiv
- Für einen Zeitraum von 6 bzw.10 Jahren
- Auch nach einem Systemwechsel getreu der genannten Richtlinien
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