E-Mail Archivierung und E-Mail-Backup im Vergleich

Für die sofortige oder kurzfristige Archivierung von Daten und Informationen werden häufig klassische Backup-Lösungen eingesetzt, bei welchen die Daten auf direkt verfügbare (Online-Zugriffsspeicherung) oder auf spezielle Archiv-Tapes gespeichert werden (Offline- Speichermedien).

Alle diese Backup-Verfahren bieten sich für die Datensicherung ganzer E-Mail-Server an, wobei bei diesen Methoden der Archivierung meistens die gesamten Inhalte aller Postfächer als Dateien gespeichert, jedoch nicht indiziert werden. Diese Daten können somit von den Benutzern nicht über geeignete Abfragemethoden durchsucht oder nach Absenderadresse, Datum usw. abgefragt werden.

Warum sollte ich archivieren, wenn meine Daten über ein Backup abgesichert sind?

Typische E-Mail-Archivierungslösungen können genau diese Nachteile wettmachen, indem sie dem Benutzer oder Mail-Administrator gewisse Selektionskriterien für Suche, Filterung und Indizierung ermöglichen, während die Speicherung der Daten nach den gesetzlichen Vorgaben und unter Einhaltung der vorgegebenen Richtlinien erfolgt. Fortgeschrittene Lösungen klinken sich teilweise auch direkt in den Business-Applikationen ein und können dort über applikationseigene Funktionen direkt transparent in die Businessprozesse integriert werden; z.B. mit ERP-/CRM-Lösungen oder mit Scanner-basierten DMS-Lösungen über die entsprechenden Archivierungsverfahren.

Häufig kommt es vor, dass der E-Mail-Server einer KMU die durchschnittliche Lebensdauer von 4–5 Jahren erreicht und aus technischen oder aus Kapazitätsgründen abgelöst werden muss. Auch die verwendete/installierte Mail-Server-Software altert, wird vom Hersteller nicht mehr unterstützt oder ist nicht mit den neuen Anforderungen anderer Business-Applikationen kompatibel. Hier sind teilweise zeitaufwendige Migrationschritte nötig. Hier kann eine geeignete E-Mail-Archivierung im Gegensatz zu einer traditionellen Backup-Lösung unterstützen und so den Migrationsprozess deutlich verkürzen.

Immer wieder werden Administratoren mit der Wiederherstellung von versehentlich gelöschten E-Mails konfrontiert. In der Regel kann diese zeitaufwendige Aufgabe nur von einem Spezialisten vorgenommen werden, der die entsprechenden Kenntnisse und Werkzeuge besitzt. Unter Umständen müssen solche Mails zeitaufwendig aus alten Backup-Beständen in das Produktivsystem eingespielt werden. Solche Aufgaben können durch intelligente E-Mail-Archivierungslösungen erledigt und übernommen werden.

Fazit: Ohne Archivierung geht es nicht!

Während Sie ein klassisches Backup im Falle eines Server Ausfalls absichert, ist eine E-Mail Archivierung für die langfristige und gesetzeskonforme Speicherung der Daten gedacht. Eine E-Mail-Archivierung kann vielfältiger eingesetzt werden und bietet so andere Lösungsansätze als ein Backup. Die Lösungsansätze einer Archivierung reichen dabei von Compliance bis hin zu einem effizienten Umgang mit PST-Dateien:
  • Einhaltung von Compliance Richtlinien
  • Such –und Export-Funktionen
  • Entlastung des E-Mail-Servers
  • Umgang mit PST-Dateien
  • Unterstützung bei Migrationen
  • Anbindung an weitere Systeme wie DMS-Lösungen
Bei der Auswahl der richtigen Archivierungssoftware sollten Sie daher darauf achten, dass die Lösung Anforderungen an eine Archivierung erfüllt. Gartner Group definiert den Markt der E-Mail-Archivierung als «Enterprise Information Archiving», wobei die Anforderungen und Lösungsvorschläge in erster Linie auf umfassende Problemstellungen von Grossfirmen ausgerichtet sind und weniger KMU-spezifische Lösungen untersucht wurden. Nicht alle Lösungsanbieter erfüllen die komplexen Anforderungen der E-Mail-Archivierung, teilweise sind sie eher auf die Aufgabenstellung der Dokumenten-Archivierung, des Records Management oder auf die reine Aufgabe des E-Mail-Backups ausgerichtet. Lösungen, die die Anforderungen im Hinblick auf die E-Mail Archivierung nur unzureichenden abdecken, werden nicht in den sogenannten „Magic Quadrant“ von Gartner aufgenommen.

Access 2014 Report

* Die Informationen beziehen sich auf den Archivierungsleitfaden „E-Mail-Archivierung: Leitfaden für die Umsetzung mit rechtlichen Grundlagen“

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