Für 2,50€ pro Benutzer pro Monat einen Haken hinter die Themen E-Mail-Archivierung, Compliance und gesetzliche Vorschriften setzen? Ein Szenario von dem viele Unternehmen mit Exchange 2010, 2013, 2016 oder Office 365 im Einsatz träumen – und genau damit wirbt die Exchange Online-Archivierung (EOA) von Microsoft. Die cloud-basierte Archivierungslösung des Konzerns bietet Kunden unter anderem die Möglichkeit In-Situ-Archive für ihre Anwender anzulegen, Aufbewahrungsrichtlinien festzulegen und ausgewählte Elemente mit einem Litigation Hold zu versehen. Ein Angebot, das viele Unternehmen aus nachvollziehbaren Gründen schwer ablehnen können.
Trotzdem lohnt sich vor der Entscheidung für die integrierte Exchange/Office 365 Archivierung ein genauer Blick auf den Funktionsumfang des Add-Ons. In vielen Fällen bietet es sich an direkt auf eine spezialisierte Drittlösung zurückzugreifen, um teure Folgeinvestitionen und Nachjustierungen zu vermeiden.
In diesen Bereichen der E-Mail-Archivierung lohnt es sich genau hinzusehen:
- Lizensierung
Abhängig von den eingesetzten Exchange Lizenzen bzw. Office 365 Plänen, kann für die Nutzung der Exchange Online-Archivierung ein Upgrade erforderlich sein. EOA steht nicht in allen Plänen zu Verfügung. Hinzukommt, dass alle archivierten Daten eines Nutzer verloren gehen, sobald dessen Lizenz deaktiviert wird. Um wichtige Informationen langfristig zu sichern, müssen die Lizenzen daher beibehalten werden. Über einen längeren Zeitraum häufen sich so Lizenzen und auch Lizenzkosten.
- IT-Infrastruktur
EOA unterstützt die Archivierung von Exchange und Office 365 E-Mails in der Cloud. Unternehmen müssen sich die Frage stellen ob dies zu ihrer bestehenden IT-Infrastruktur und ihren Compliance Anforderungen passt. Benötige ich ein On-Premise Office 365 Backup? Setzen Unternehmensteile eventuell auf andere E-Mail-Systeme? Will ich weitere Nachrichtentypen wie Social Media archivieren? Diese Flexibilität bietet nur der Einsatz einer spezialisierten E-Mail-Archivierungssoftware.
- eDiscovery & Suchfunktionen
Umfangreiche Suchanfragen sind für Administratoren in Office 365 nur in einer Microsoft-eigenen KQL Sprache möglich. Hinzukommt, dass Anwender selbst keinen Zugriff auf diese eDiscovery Funktionen haben. Diese können E-Mails ausschließlich über das in Outlook integrierte Suchfenster auffinden. Die Suche bietet außer dem Suchbegriff an sich allerdings keine weiteren Suchkriterien und endet so oft in einem extrem langwierigen und dadurch teuren Prozess.
Fazit:
Microsoft bietet vor allem kleinen Unternehmen eine schnelle und einfache Möglichkeit ihre E-Mails rechtssicher aufzubewahren. Sobald die Anforderungen an die E-Mail-Archivierung allerdings minimal größer werden, gerät die Exchange Online Archivierung ins Straucheln. Durch Mehraufwand bei Verwaltung, Suchanfragen und Anwenderschulungen können die wahren Kosten der Exchange Online-Archivierung schnell deutlich höher ausfallen als 2,50€.
