Drastische Änderungen in der Art und Weise der Unternehmenskommunikation verlangen von IT-Entscheidern zukunftsorientiertes Handeln. Gerade junge Mitarbeiter stellen hohe Anforderungen an die geschäftliche Kommunikation ihrer Arbeitgeber.
Diese Änderungen fallen besonders dann auf, wenn man sich vor Augen führt wie die Geschäftskommunikation vor mehr als 10 Jahren stattgefunden hat. Die geschäftliche E-Mail galt damals, neben dem klassischen Geschäftsbrief, als das innovativste Kommunikationsmedium schlechthin. Auch heute haben Brief und E-Mail noch ihre Daseinsberechtigung, werden aber zunehmend durch moderne Echtzeit-Kommunikationsmedien wie soziale Netzwerke abgelöst. Durch den Einzug von Smartphones in die Unternehmen und die dadurch steigende Mobilität der Mitarbeiter wird diese Entwicklung noch weiter verstärkt. Mitarbeiter sind in der Lage immer und an jedem Ort mit Kollegen oder auch mit Geschäftspartnern in Verbindung zu bleiben. Auch Enterprise Social Networks wie Linkedin, Xing oder Yammer werden heutzutage als Alternative zur klassischen Geschäftsmail genutzt. Vor allem jüngere Mitarbeiter genießen die einfache, unkomplizierte und direkte Art der Kommunikation mit Kollegen und Kunden. Auch Unternehmen können von dieser Entwicklung durch steigende Produktivität profitieren, allerdings müssen sich IT-Entscheider eingestehen, dass sie durch die moderne Art der Geschäftskommunikation auch ein Stück weit die Kontrolle verlieren.
Kommunikation findet außerhalb der Unternehmens-IT statt
In Zeiten, in denen der Großteil der elektronischen Unternehmenskommunikation per E-Mail abgewickelt wurde, waren Unternehmen mit einer Back-Up Lösung oder einer reinen E-Mail Archivierung gut beraten. Jegliche E-Mail Kommunikation wurde gesichert und war bei Bedarf abrufbar. Egal, ob eine E-Mail Archivierung aus Gründen der Compliance oder branchenspezifischen Anforderungen durchgeführt werden musste. Heutzutage gestaltet sich dieses Vorgehen zunehmend schwieriger, da interne- und externe Kommunikationsinteraktionen außerhalb der eigenen Unternehmens-IT stattfinden. Betrieblich genutzte Smartphones und Mobile Messaging tragen zur Vergrößerung der Problematik bei. Aber wie sollen IT-Entscheider in den Unternehmen darauf reagieren?
Schatten-IT durch Kommunikationsverbot?
Die vermutlich einfachste Lösung wäre wohl die Untersagung der Nutzung von externen Diensten zur betrieblichen Kommunikation. So bleibt die Kommunikation weiterhin vollständig im Blickfeld des Unternehmens durch die eigene IT. Aber ist dieser drastische Schritt wirklich zeitgemäß? Wahrscheinlich würde so ein Entschluss viele, vor allem junge Mitarbeiter, sehr verärgern. Diese „Digital Natives“ sind es aus ihrem privaten Umfeld gewohnt, moderne Kommunikationsmittel einzusetzen und stellen auch genau diese Anforderungen an ihren Arbeitgeber. Ein Verbot würde vermutlich eher eine Schatten-IT verursachen, die Unternehmen ganz bestimmt nicht wollen. Aber was wäre hier die Alternative, die gleichzeitig IT-Entscheider ruhig schlafen lässt und Mitarbeiter statt zu verärgern, produktiver macht?
Archivierung 2.0 schließt alles mit ein
Unternehmen benötigen eine Lösung, die die Nutzung von modernen Kommunikationsmitteln einerseits erlaubt und andererseits besser erfasst. Bei geschäftlichen E-Mails nutzte man in der Vergangenheit eine reine E-Mail Archivierung. Bei diesem Ansatz würde man aber Nutzung von anderen modernen Kommunikationsmedien außen vor lassen. Abhilfe schaffen würde hier eine Archivierungslösung, die neben E-Mails auch mobile Kommunikation, Social Media- und Instant Messaging miteinschließt. IT-Entscheider, die sich für solche Archivierung 2.0 Lösungen entscheiden, decken zum einen die Anforderungen nach mehr Kontrolle von modernen IT-Umgebungen ab und beweisen zum anderen zukunftsorientiertes Vorgehen, indem sie den Anforderungen der heutigen Mitarbeiter gerecht werden.
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