Die Gefahren von Skype im Unternehmenseinsatz

In unserem heutigen Blog-Beitrag beschäftigen wir uns mit der Instant-Messaging- und Videokonferenz Software Skype. Wir werden uns vor allem mit der Tatsache auseinander setzten, dass die VoIP-Software in immer mehr Unternehmen eingesetzt wird und warum dies IT-Administratoren und Geschäftsführern den Schweiß auf die Stirn treiben sollte.

Skype etabliert IP-Telefonie und Video-Chat

Im Jahr 2003 erschien die erste Version des Chat-Dienstes Skype und startete damit eine bis heute andauernde Erfolgsgeschichte. Seit dieser Zeit hat Skype die Technologie der IP-Telefonie und Dienste wie Video-Chat einer breiten Masse zugänglich gemacht. Mittlerweile ist Skype nicht mehr nur auf Windows PCs lauffähig, sondern auch plattformübergreifend auf Mac OS X, Linux, Android, Symbian, iOS, Blackberry und Windows Phone. Skype hat sich bei den Privatnutzern längst etabliert und ist mittlerweile sogar ein populäres Kommunikationsmedium in den Unternehmen. Rund ein Viertel der DAX-30 Unternehmen setzen bereits auf die Skype-Technologie.

 Höhere Flexibilität durch Instant Messaging und Videokonferenzen

Diese Entwicklung ist allerdings nicht sehr verwunderlich. In Unternehmen wird immer häufiger in internationalen und gut vernetzten Teams gearbeitet. Mit dem Einsatz einer Videokonferenz- und Instant-Messaging Lösung können Mitarbeiter unkompliziert und ohne größeren Aufwand miteinander kommunizieren. Es können Dateien versandt, Bildschirme geteilt und Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern abgehalten werden, unabhängig davon wo sich die einzelnen Mitarbeiter auf der Welt befinden. Für Unternehmen entsteht dabei ein nicht zu unterschätzender Kostenvorteil, da weniger Reise- und Telefonkosten anfallen. Microsoft hat bereits im Jahr 2011 dieses Potenzial erkannt und Skype durch eine 8,5 Mrd. US-Dollar teure Übernahme in sein Portfolio aufgenommen.

Aus Lync wird Skype for Business

Neben Skype hatte Microsoft auch die Unified Communications Lösung Lync in seinem Produktportfolio, die sich ausschließlich an Unternehmen richtet. Anfang des Jahres 2015 gibt Microsoft bekannt, dass die Produkte Lync und Skype enger miteinander verknüpft werden sollen: aus Lync wird Skype for Business. Durch die enge Verzahnung mit Office 365, ist davon auszugehen, dass Skype for Business im Unternehmensbereich eine ähnlich starke Rolle spielen kann wie das reguläre Skype im Bereich der Privatanwender. Aber was bedeutet das für die Unternehmen die Skype for Business einsetzen?

Verlassen sensible Unternehmensdaten das Unternehmen?

Das Fraunhofer Institut weist in einer Studie („Einsatz von Skype in Unternehmen – Chancen, Risiken und Policy….“) daraufhin, dass „Skype-Daten“ durch die Unternehmensfirewall getunnelt und verschlüsselt werden und somit das ideale Werkzeug sind um sensible Daten aus dem Unternehmen zu schleusen. Allein die Tatsache sollte IT-Administratoren und Geschäftsführern den Schweiß auf die Stirn treiben. Beim betrieblichen Einsatz von Skype oder Skype for Business stellen sich für Unternehmen allerdings noch eine Reihe ganz anderer Fragen: z. B. wird das Thema Identity Management in diesem Zusammenhang immer wichtiger. Konkret bedeutet dies: wem gehört der Skype-Account? Dem Unternehmen, dem Mitarbeiter oder Microsoft? Und was passiert mit den Kommunikationsdaten wie Chat-Nachrichten oder ausgetauschten Dateien wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Auch sollten Unternehmen sich die Frage stelle, ob der Austausch von Nachrichten nicht doch archivierungspflichtig ist. Gerade wenn Skype oder Skype for Business zwecks Kommunikation zu Kunden oder Lieferanten genutzt wird, stellt sich die Frage ob jegliche Kommunikation nicht zum Teil mit Handelsbriefen gleichgestellt ist. Skype speichert die Nachrichten zwar in einem Chat-Verlauf, aber nach ca. 6-7 Monaten verschwinden auch diese.

 Mit Real-Time-Monitoring und Archivierung sind Unternehmen auf der sicheren Seite

Die Verwendung von Skype bietet Unternehmen viele Vorteile, zum einen ist hierbei die höhere Flexibilität und Kosteneinsparung zu nennen. Zum anderen hat Skype allerdings auch einige Nebenwirkungen, die den Einsatz in Unternehmen eigentlich verbieten. Glücklicherweise gibt es Softwarelösungen wie Retain Social von GWAVA. Retain Social bietet Unternehmen Real-Time-Monitoring für Skype for Business und auch andere Dienste wie Yammer oder Facebook. So wird verhindert, dass sensible Daten das Unternehmen verlassen und sichergestellt, dass jegliche Kommunikation in Händen des Unternehmens bleibt. Durch die Archivierung sämtlicher Kommunikationsdaten haben Unternehmen auch die Gewissheit, dass sie auf jeden Fall ihren Archivierungspflichten nachkommen und somit zu jederzeit auf der sicheren Seite sind.
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