Archivierung in Behörden: So machen Sie es richtig

Regierungsbehörden und Ministerien müssen all ihre relevante elektronische Kommunikation, inklusive E-Mail, Social Media Beiträge, Instant Messages und der Kommunikation über mobile Endgeräte archivieren.

Vor dem Hintergrund jüngster Skandale bekannter Angestellter der US-Regierung, wie Hillary Clinton, die einen privaten E-Mail Server in Angelegenheiten des US-Außenministeriums nutzte, wurde festgestellt, dass viele Angestellte der Regierung lieber ihre persönlichen E-Mail Accounts und Handys nutzen, statt sich an feststehende Regularien zu halten. Das ist auch in Deutschland nicht anders. Ob die Trennung zwischen privater und dienstlicher Kommunikation immer so strikt durchgesetzt wird, wie Sprecher deutscher Politiker wie Frank-Walter Steinmeier behaupten, ist zweifelhaft. Doch die Nutzung von persönlichen Accounts besonders in Regierungsangelegenheiten ist schädlich, da sie eine angemessene Aufbewahrung entsprechend der landesspezifischen Richtlinien verhindert.

Wieso müssen Regierungsbehörden in Deutschland elektronische Kommunikation archivieren?

In Deutschland ist durch die Abgabenordnung, das Handelsgesetzbuch und die Richtlinien der GoBD vorgegeben, dass nicht nur E-Mails, sondern jegliche Daten der elektronischen Kommunikation archiviert werden müssen – also auch Instant Messages, Social Media Beiträge und die Kommunikation über mobile Endgeräte wie zum Beispiel BlackBerry oder PIN Nachrichten. Regierungsbehörden müssen sicherstellen, dass ihre Angestellten diese Verordnungen kennen und der Umgang mit E-Mails, etc. eindeutig geregelt ist.

Regierungsbehörden müssen die gesamte elektronische Kommunikation ihrer Angestellten beaufsichtigen und vollständig archivieren – vor allem wenn mobile Endgeräte genutzt werden. Um allen Gesetzen und Vorschriften in Bezug auf Informationssicherheit, Archivierung und Zugänglichkeit zur elektronischen Kommunikation nachzukommen wird eine entsprechende Archivierungslösung benötigt.

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